Mit automatisiertem Kalender Zeit sparen – Teil 2

Smarte Tools Calendly

Kennen Sie so eine Situation?

Beim Versuch sich einen Termin zu vereinbaren, scheitern die meisten Menschen an zu vielen Möglichkeiten. Entweder die von einer Seite genannten Termine sind nicht verfügbar, oder die zurückgemeldeten Möglichkeiten passen nicht. Dann muss einmal das Datum, ein anderes Mal die Uhrzeit verschoben werden. Noch schwieriger wird es, wenn mehrere Personen zu einem Termin zusammenfinden sollen. Letztlich geht alles zu Lasten der Effizienz und Effektivität der Teilnehmer.

Nun gibt es für beide Anwendungsfälle unzählige Tools, die bei der Planung helfen. Ich möchte in dieser 2-teiligen Serie die beiden bekanntesten Tools beschreiben.

Teil 1: Digitale Planung von 1:1 Meetings mit Calendly
Teil 2: Digitale Abstimmung und Planung von Gruppen-Meetings mit Doodle

Wer profitiert von einem Tool zur Gruppen-Terminabstimmung?

Grundsätzlich alle, aber insbesondere die Organisatoren von Gruppenterminen. Egal ob im Freundeskreis, beim Verbandstreffen oder auf Firmenebene, wenn eine Besprechung koordiniert werden muss.

Dazu ein Beispiel:

Ein Netzwerktreffen muss organisiert werden. Rund 30 Personen – alle aus verschiedenen Firmen und mit unterschiedlichen Standorten – sollen daran teilnehmen. Seitens des Organisators gibt es drei Terminoptionen. Der Termin, mit den meisten Zusagen, wird gewählt. Eine perfekte Aufgabenstellung für …

Doodle.com

Doodle war ursprünglich für die Terminabstimmung mehrerer Termine für mehrere Teilnehmer konzipiert. In der Gratisversion ist das immer noch so. 

In der Premium-Version kann Doodle mindestens das Gleiche wie Calendly und ist etwas preiswerter in der Anschaffung.

Ich beschreibe in DIESEM Artikel nur die kostenlose Terminabstimmungsfunktion und widme mich der Premium-Version in einem eigenen Artikel.

SCHRITT 1 von 5:
Zunächst vergibt man einen Termintitel und optional den Ort (verschiedene Optionen möglich) sowie eine Notiz.

Termintool Doodle 1 von 5

SCHRITT 2 von 5:
Jetzt kann man direkt in der Kalenderansicht die Terminoptionen eintragen.

Termintool Doodle 2 von 5

SCHRITT 3 von 5:
Als nächstes können in der kostenlosen Version vier Einstellungen vorgenommen werden, wobei die Option 1 die Optionen 2 & 3 blockiert.

  1. Ja / Nein / Wenn es sein muss
  2. Beschränke die Anzahl der Teilnehmer
  3. Teilnehmer können nur eine Option wählen
  4. Versteckte Umfrage
Termintool Doodle 3 von 5

SCHRITT 4 von 5:
Jetzt noch Name und Email-Adresse des Organisators eintragen und auf FERTIG klicken.

Termintool Doodle 4 von 5

SCHRITT 5 von 5:
Doodle generiert nun einen Einladungslink, den man allen potentiellen Teilnehmern schickt. Das muss in der kostenlosen Version außerhalb von Doodle gemacht werden. Die Teilnehmer bekommen dann eine Kalender- bzw. Tabellenansicht mit den Terminoptionen angezeigt, der Organisator erhält immer wenn ein Teilnehmer teilgenommen hat eine Mitteilung.

Sobald alle an der Abstimmung teilgenommen haben oder eine zuvor kommunizierte Frist verstrichen ist, wählt der Organisator den finalen Termin aus. Die Teilnehmer bekommen diese Info übermittelt.

Viele Möglichkeiten bleiben aber der Premium-Version von Doodle vorbehalten, das „Starter“-Paket kostet bei jährlicher Zahlung € 42,00 (€ 3,50 monatlich) pro Nutzer. 

Termintool Doodle 5 von 5

Option für Online-Meetings

Ein Bonuspunkt, den Calendly mitbringt, ist die automatische Verknüpfung mit Zoom, um einen Termin sofort als Online-Meeting abzuhalten. Bei Doodle muss das über die Zapier-Integration bewerkstelligt werden. 
 

Viele weitere Integrationen

Und wie bei jedem modernen Online-Tool gibt es auch bei Doodle eine Vielzahl von Integrationen, die weitere Automationsschritte ermöglichen. Auch hier wird die bekannte Plattform Zapier genutzt.

Mein Fazit: Calendly und Doodle haben unterschiedliche Herangehensweisen. Möchte man möglichst kostengünstig agieren, dann ist sicher eine Kombination beider Tools interessant. Allerdings bietet Doodle in der Bezahlversion nahezu alles, das Calendly auch kann. Mit dem Charme, dass man Gruppen- und Einzeltermine mit einem einzigen Tool planen kann. Ein genauer Test wird das zeigen – ich berichte darüber.

Hinweis: Calendly ist ein US-amerikanisches Tool und die Verwendung ist seit dem Kippen des Privacy Shield Abkommens zwischen der EU und Amerika im Prinzip illegal. Ob man es trotzdem einsetzt, muss jede/r für sich selbst entscheiden.

Christian Schrofler

Christian Schrofler

Gründer & Inhaber von Realizing-Ideas | Digitalisierungsberater, Trainer, Online-Marketer

Mit automatisiertem Kalender Zeit sparen – Teil 1

Smarte Tools Calendly

Kennen Sie so eine Situation?

Beim Versuch sich einen Termin zu vereinbaren, scheitern die meisten Menschen an zu vielen Möglichkeiten. Entweder die von einer Seite genannten Termine sind nicht verfügbar, oder die zurückgemeldeten Möglichkeiten passen nicht. Dann muss einmal das Datum, ein anderes Mal die Uhrzeit verschoben werden. Noch schwieriger wird es, wenn mehrere Personen zu einem Termin zusammenfinden sollen. Letztlich geht alles zu Lasten der Effizienz und Effektivität der Teilnehmer.

Nun gibt es für beide Anwendungsfälle unzählige Tools, die bei der Planung helfen. Ich möchte in dieser 2-teiligen Serie die beiden bekanntesten Tools beschreiben.

Teil 1: Digitale Planung von 1:1 Meetings mit Calendly
Teil 2: Digitale Abstimmung und Planung von Gruppen-Meetings mit Doodle

Wer kann nun von einem automatisiertem Kalender für die 1:1 Terminvereinbarung profitieren?

Grundsätzlich jeder, aber insbesondere jene Unternehmen, die regelmäßig Besprechungen oder Termine mit einer anderen Person vereinbaren (müssen). Egal ob beratend, gewerblich oder im Gesundheitsbereich tätig, der Engpass ergibt sich dadurch, dass oft mehr Zeit mit der Terminkoordination verbracht wird, als mit der eigentlichen Dienstleistung.

Klassische Vertreter sind u.a. Unternehmensberater, Coaches, Trainer, Anwälte, Notare, Steuerberater, Ärzte, Makler, Fitnesstrainer, aber auch Autohäuser, Installateure und andere Handwerksbetriebe wenn regelmäßige Servicetermine zu koordinieren sind.

Dazu zwei kleine Beispiele:

Zwei mal jährlich herrscht Hochbetrieb im kleinen Autohaus: Reifen-Umsteck-Wochen. Die telefonische Terminkoordination mit den Kunden lastet das Büro regelmäßig voll aus. Das geht automatisiert besser und effizienter.

Im Fitnessstudio müssen wieder Probetrainings vereinbart werden, um neue Mitglieder zu generieren. Da die Trainer selbst für die Terminvereinbarung zuständig sind, geht ihnen regelmäßig Zeit verloren, die sie besser für die Mitglieder aufwenden könnten. Das geht automatisiert besser und effizienter.

Calendly.com

Calendly ist ein sehr simples und intuitives System, für 1:1 Termine-to-go. Nie wieder Terminkollisionen oder Vereinbarungen am Telefon im Blindflug. Calendly übernimmt das alles für den Nutzer.

Zunächst verbindet man Calendly mit dem eigenen Kalender (je nach Bezahlmodell können bis zu 6 verschiedene Kalender verbunden werden, u.a. iCloud, Google, Outlook, Exchange, …). 

Danach legt man sogenannte Ereignistypen an. Das sind Szenarien wo die Meeting-Dauer, die Art des Treffens (telefonisch, online, persönlich, …) und der Inhalt festgelegt werden.

Calendly Ereignis
Calendly Ereignis Adjust

Und zuletzt werden jene Zeiten definiert, zu denen man für solche Termine verfügbar ist.

Calendly Ereignis Time

Ab jetzt lässt man Calendly die Arbeit verrichten. Das Gute daran ist, dass man sich keine Sorgen mehr über Terminüberschneidungen machen muss, da Calendly alle Einträge in allen Kalendern synchron hält. Selbst wenn sie also in iCloud den allgemeinen Kalender führen und in Google z.B. den Kalender des Fussballvereins, gibt es keine Kollisionen.

Das Einzige, das noch getan werden muss, ist seine Kontakte auf diese Art der Terminvereinbarung hinzuweisen. Und das geht auf verschiedene Arten:

  • Über einen dauerhaften Link pro Ereignis: calendly.com/user/ereignis
  • Über einen einmalig generierten Link, der nach der ersten Buchung verfällt
  • Direktanzeige in der versandten Email
Calendly Email
  • Oder direkt auf der Webseite, wahlweise als Inline-Element, Popup-Widget oder Popup-Text.
Calendly Web

Option für Online-Meetings

Wer mit den Systemen Zoom oder Go-To-Meeting arbeitet, kann diese ebenfalls direkt mit Calendly verknüpfen und bei der Planung wird direkt ein Meeting-Link generiert und dem anderen Teilnehmer mitgeschickt.
 

Viele weitere Integrationen

Und wie bei jedem modernen Online-Tool gibt es auch bei Calendly eine Vielzahl von Integrationen, die weitere Automationsschritte ermöglichen.
Calendly Apps
Hinweis: Calendly ist ein US-amerikanisches Tool und die Verwendung ist seit dem Kippen des Privacy Shield Abkommens zwischen der EU und Amerika im Prinzip illegal. Ob man es trotzdem einsetzt, muss jede/r für sich selbst entscheiden.
Christian Schrofler

Christian Schrofler

Gründer & Inhaber von Realizing-Ideas | Digitalisierungsberater, Trainer, Online-Marketer