Smarte Tools Calendly

Mit automatisiertem Kalender Zeit sparen – Teil 1

Kennen Sie so eine Situation?

Beim Versuch sich einen Termin zu vereinbaren, scheitern die meisten Menschen an zu vielen Möglichkeiten. Entweder die von einer Seite genannten Termine sind nicht verfügbar, oder die zurückgemeldeten Möglichkeiten passen nicht. Dann muss einmal das Datum, ein anderes Mal die Uhrzeit verschoben werden. Noch schwieriger wird es, wenn mehrere Personen zu einem Termin zusammenfinden sollen. Letztlich geht alles zu Lasten der Effizienz und Effektivität der Teilnehmer.

Nun gibt es für beide Anwendungsfälle unzählige Tools, die bei der Planung helfen. Ich möchte in dieser 2-teiligen Serie die beiden bekanntesten Tools beschreiben.

Teil 1: Digitale Planung von 1:1 Meetings mit Calendly
Teil 2: Digitale Abstimmung und Planung von Gruppen-Meetings mit Doodle

Wer kann nun von einem automatisiertem Kalender für die 1:1 Terminvereinbarung profitieren?

Grundsätzlich jeder, aber insbesondere jene Unternehmen, die regelmäßig Besprechungen oder Termine mit einer anderen Person vereinbaren (müssen). Egal ob beratend, gewerblich oder im Gesundheitsbereich tätig, der Engpass ergibt sich dadurch, dass oft mehr Zeit mit der Terminkoordination verbracht wird, als mit der eigentlichen Dienstleistung.

Klassische Vertreter sind u.a. Unternehmensberater, Coaches, Trainer, Anwälte, Notare, Steuerberater, Ärzte, Makler, Fitnesstrainer, aber auch Autohäuser, Installateure und andere Handwerksbetriebe wenn regelmäßige Servicetermine zu koordinieren sind.

Dazu zwei kleine Beispiele:

Zwei mal jährlich herrscht Hochbetrieb im kleinen Autohaus: Reifen-Umsteck-Wochen. Die telefonische Terminkoordination mit den Kunden lastet das Büro regelmäßig voll aus. Das geht automatisiert besser und effizienter.

Im Fitnessstudio müssen wieder Probetrainings vereinbart werden, um neue Mitglieder zu generieren. Da die Trainer selbst für die Terminvereinbarung zuständig sind, geht ihnen regelmäßig Zeit verloren, die sie besser für die Mitglieder aufwenden könnten. Das geht automatisiert besser und effizienter.

Calendly.com

Calendly ist ein sehr simples und intuitives System, für 1:1 Termine-to-go. Nie wieder Terminkollisionen oder Vereinbarungen am Telefon im Blindflug. Calendly übernimmt das alles für den Nutzer.

Zunächst verbindet man Calendly mit dem eigenen Kalender (je nach Bezahlmodell können bis zu 6 verschiedene Kalender verbunden werden, u.a. iCloud, Google, Outlook, Exchange, …). 

Danach legt man sogenannte Ereignistypen an. Das sind Szenarien wo die Meeting-Dauer, die Art des Treffens (telefonisch, online, persönlich, …) und der Inhalt festgelegt werden.

Calendly Ereignis
Calendly Ereignis Adjust

Und zuletzt werden jene Zeiten definiert, zu denen man für solche Termine verfügbar ist.

Calendly Ereignis Time

Ab jetzt lässt man Calendly die Arbeit verrichten. Das Gute daran ist, dass man sich keine Sorgen mehr über Terminüberschneidungen machen muss, da Calendly alle Einträge in allen Kalendern synchron hält. Selbst wenn sie also in iCloud den allgemeinen Kalender führen und in Google z.B. den Kalender des Fussballvereins, gibt es keine Kollisionen.

Das Einzige, das noch getan werden muss, ist seine Kontakte auf diese Art der Terminvereinbarung hinzuweisen. Und das geht auf verschiedene Arten:

  • Über einen dauerhaften Link pro Ereignis: calendly.com/user/ereignis
  • Über einen einmalig generierten Link, der nach der ersten Buchung verfällt
  • Direktanzeige in der versandten Email
Calendly Email
  • Oder direkt auf der Webseite, wahlweise als Inline-Element, Popup-Widget oder Popup-Text.
Calendly Web

Option für Online-Meetings

Wer mit den Systemen Zoom oder Go-To-Meeting arbeitet, kann diese ebenfalls direkt mit Calendly verknüpfen und bei der Planung wird direkt ein Meeting-Link generiert und dem anderen Teilnehmer mitgeschickt.
 

Viele weitere Integrationen

Und wie bei jedem modernen Online-Tool gibt es auch bei Calendly eine Vielzahl von Integrationen, die weitere Automationsschritte ermöglichen.
Calendly Apps
Christian Schrofler

Christian Schrofler

Gründer & Inhaber von Realizing-Ideas | Digitalisierungsberater, Trainer, Online-Marketer